收納知識|終結文件山的方法竟然是通通丟掉?
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收納知識|終結文件山的方法竟然是通通丟掉?

更新日期:2019年8月19日


早安,又是一個美好的早晨,鳥語花香、萬物復甦,穿了一條最喜歡的裙子、買了一杯最喜歡的咖啡、隔壁桌有好感的對象朝自己笑了一下,然後再慢悠悠的處理所有工作。

這大概是大家最嚮往的事情吧?

但現實往往是在我們一屁股坐下之後,老闆推門而出,劈哩啪啦的交代所有代辦事項,原本乾淨的桌子頓時被文件淹沒,加上原有的文件頓時亂炸鍋。

一堆文件在桌子上變成小山堆,緊急時刻客戶要的資料怎麼就是找不到,美好的早晨難道只存在幻想裡嗎?


別找了!現在就把文件「通通丟掉!」

但在丟之前當然有一套SOP,今天就趕快跟上腳步來學學如何整理好文件山吧!


文件的類型又可以分成工作知識型與家中雜類型。

【工作型與知識型文件】

這兩類型的資料在上架或是收納前,需要先分成三大項,主要以使用頻率與重要程度來分類。

1. 現在正在使用:

因為是屬於重要且使用ing的狀態,所以要把它放在視線所及的地方;不宜層層堆疊,最好是直立式的擺放再加上標籤。

(視線所及+資料標籤化→方便拿取、易於尋找 )


2. 代辦事項:

為下一步要完成事情的提醒或註解,有點像是便利貼形式,所以最好放在透明資料夾裡才可以清晰可見,事情一完成即清空資料夾。

(資訊透明化+程序汰換→更有效率的執行代辦事項)

3. 重要但不常使用:

文件很重要但使用頻率很低,卻又需要一直保管。所以可以使用透明收納箱將他們整理放入,並放在視線以下較不常看見的地方。

(封箱保存+視線隱藏→空間簡潔化、減少視線中的文件量)


【家中雜類文件】 家裡經常莫名就會有一堆DM、名片、廣告單…,累積久了真是頭痛。此刻就先從「源頭」來管理吧!

最簡單的方式就是在家門放置過濾閘門,一個紙類回收箱、一個代辦事項盒,文件一來,馬上就可以做攔截與篩選的動作。廣告單看完就隨手丟進紙類回收,帳單則是代辦事項區。

或者有些人喜歡把發票都往口袋塞,有對獎習慣的人就可以將發票丟入代辦事項,不對發票的也可以爽快丟入紙類回收,如此一來分類變得相當簡單。

而這些雜類資料就不會變成小山堆,也不須額外花費心力去整理了!




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