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《整聊師專欄》辦公室整理:資訊爆炸的年代,我們該如何做文件取捨?
我們常說文件通通丟掉!原因是文件有生命週期性;從資料建立、流程審核、文件發行、檔案調閱、內容變更、最後檔案作廢。若想達到物品極少化,空間極大化的原則,辦公室文件管理的理想的狀態是全數電子化。 <案例分享> 船務公司的資深主管,因為公司內部人事異動,導致現有工作被打亂,辦公桌堆疊了不屬於自己的工作業務,感到相當煩亂無力。 整理五流程: 一、下架:將辦公桌以及位子附近的文件集中於會議室的「大型會議桌上」 二、分類: 重要:需要留存的文件。例如:公告(公司規範)、留存(債務)、公 司設備(說明書、保固書) 常用:工作流程相關文件、隨手可得的參考資訊。例如:報價參考(廠商)、稅則參考(不同產業別)、名片(常用聯絡資訊、客戶開發) 待辦:代辦事項、交辦業務。例如:繳費(帳單、收據)、交辦業務(會計) 三、篩選:留下最新可用的資訊,資訊的內容及品質會隨著「時間」劣化 四、配置:可依照文件的期限、使用的方式及放置的場所做考量。選定文件保管的位置 五、上架: 重要:重要文件全數進入文件夾收納好 常用:配合個案慣用腦傾向(左腦in/右腦out)(延伸閱讀:左右腦
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《Nelly專欄》尋美日常:碗盤櫃--只留下有能力管理的物品
這裡是我的碗盤櫃,寬80公分,深度38公分。平日裡上菜的碗盤就是這些了... 維持這樣的狀態大約一年多的時間吧,依照家裡的使用頻率,下層放的是常常需要拿取的碗盤,上層放置的則是有客人來需要的碗(因為少用,所以我用藍色原點的布蓋起來),或是其他用途的部分。 我們一家四口,兩個國中生也幾乎是跟大人一樣的食量了。平日裡主要是準備晚餐,我的習慣會煮三菜一湯搭配白米飯。備菜的時候,會拿要上菜的碗盤來盛放食材,雖然要增加洗碗盤的頻率,但是我更喜歡的是少物好管理的過程。 這是某天整理碗盤櫃的時候,刻意擺陣的樣子。我喜歡白色與透明玻璃的款式,這些留下來的碗盤,是幾年來從市場、賣場、專櫃等不同地方買進來的。在過去篩選淘汰的過程中,透過捨去大部分的碗盤,將過往“期待自己成為勤儉賢慧主婦”的包袱暫時放下,找出自己真心喜歡使用的碗盤,並好好地善用這些留下來的碗盤,肯定自己這幾年來為家庭的付出。 雖然我的碗盤數量、花色都很精簡,這也代表我在洗滌晾乾碗盤的日常家事中,可以更集中心力維持與珍惜,默默地,這些尋常小事居然也成為撫慰我的安定力量。 也許,有人會更好奇?那親朋好友來
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《Blair專欄》 跟49樣東西說再見 ◊ 07心愛的項鍊
(斷捨離對我來說,不只是把東西丟掉而已,跟物品說再見的心念轉換才是更核心的。) 跟49樣東西說再見,每週和你分享一個被我丟掉的東西,說說它的故事,還有斷捨離的過程。 上週我人還在外頭,就發現我最喜歡的珍珠項鍊,中間的珍珠不見了。 2017年底,我為了打造極簡的膠囊衣櫃,特地請專業的形象顧問替我規劃外型,並陪我購入合適的單品。這條項鍊就是當時顧問強烈推薦我擁有的,也是我唯一購入的配件。 (膠囊衣櫃,指的是準確定位自己合適的風格後,衣櫃中只要有少少的單品,便能創造最多的搭配。) 我其實原本就有一條固定在帶的銀色項鍊,對於還要另買一條類似的款式有點猶豫,原因除了想節省預算以外,我也不想擁有重複的東西。 但我看到顧問堅定的眼神,她告訴我,這條項鍊可以襯托氣質,有了它,任何穿搭造型都會更上一層樓。 於是我把項鍊帶回家,發現購入它真是正確的決定,因為配什麼都好好看,又能達到點綴的效果,所以這一年來,這條項鍊都如同護身符一樣掛在我脖子上。 (我唯三的配件。有注意到都是銀色的嗎?因為形象顧問告訴我,比起金色飾品,銀色更襯我的膚色。既然東西要少,就更要選對。) 因
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《筱婉專欄》衣櫥整理:就試穿吧!母親的時尚
穿戴各式的衣裳及配件使人自信,但我們的困擾大多是丟不掉這些過去的戰利品。衣物嚴選減量通常會耗費大量時間,在做衣櫥整理時,不建議每件試穿。然而這一次整理的主角,她割捨不掉的幾乎是母親遺留下來的衣物,當下和她決定;就試穿吧! 割捨不掉的是對於母親的回憶。 整聊的過程中,客戶提到母親離世至今十幾年,過去媽媽是位老師,非常喜歡買很多漂亮的衣服;剪裁合身的酒紅色毛呢大衣、墊肩浮誇的西裝外套、顏色飽和的裙裝及套裝……,一件件七零年代時髦衣服被挑選出來。「面料材質保存良好、風格還很有型、顏色很特別,我媽當時真的很有品味,這些我都丟不掉!」客戶無奈的說。 透過“穿“,再次感受母親。 衣服篩選的過程中,客戶問:「這件媽媽的衣服我以後應該會穿,我可以試穿一下嗎?」整理的時間寶貴,在一穿一脫之間會造成時間流逝,但如果穿上它能有一些連結,與物品原有主人的連結,那就試穿吧!穿上它站在鏡子前面,好好的面對鏡中的自己,好好的看看母親過去的模樣,好好的明辨衣物本身適合今天的自己嗎? 回憶與日常分開。 人仍然是有感情的,當物品的心中價值很高,捨棄的程度就有限。其實我們內心很清楚,
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生活小聚場─手機拍出好照片
(photo credit 閔其慰) 為了拍出好的居家感照片,我們可以運用隨手可得的手機作為攝影工具,而攝影必須考慮每個被攝元素的取景、位置、方向、光源、顏色等特質,加以妥善安排後再進行拍攝。 光源: 1. 戶外順光拍攝 2. 室內全部的燈光打開 3. 手機很小+修圖軟體 構圖: 1.三分構圖:黃金分割、隔線參考、九宮格 (1) 主體位置:重要的元素放在四個交點上或是四條線上 (2) 對角平衡:(動態平衡)右上左下、左上右下 (3) 分區塊:重要的佔2/3、其餘1/3,看起來較活潑,空間角落斜拍 (photo credit 閔其慰) 2. 框形構圖:帶出匡裡面的「主體」 3. 三角構圖:蹲下來往上拍,腳貼近地面並貼近底線做連拍。eg.放天燈 4. 倒影構圖:多觀察反射物 拍完反過來就好 手機貼在地上。eg.一灘水、玻璃、鏡面、金屬 (photo credit 閔其慰) 5. 對稱構圖:左右對稱、中規中矩eg.室內空間表現嚴肅的感覺,可用全景模式 (photo credit 閔其慰) 6. 引導線構圖:觀察紋路 顏色: 跳tone:對比色、互補色
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《Nelly專欄》尋美日常:廚房--屬於自己的工作舞台
這個廚房6歲了~ 6年前當我知道可以擁有一個全新的廚房空間時,就下定決心:希望這裡可維持像雜誌般那樣明亮整齊。所以在規劃的時候,我很清楚自己要白色系的主調,搭配已經習慣使用的不鏽鋼檯面。這是我的舞台,由我決定他應該要有的樣子。 流理檯面上盡量不放置物品,在下廚備菜、烹調、收拾清理的時候可以俐落。視覺上可以看到的物品,顏色選擇白色或是低彩度的。我在準備餐點的時候,順序上會先將晾乾的鍋碗瓢盆都收納回去櫃子裡,有需要的再取出來,才不至於忙亂。 從廚房入口的位置看過去的角度。這裡是一字型的廚房,左手邊的廚具大約有280公分,使用上還滿寬敞的,右手邊的置物架是從以前的房子搬家一起帶上來的。中間走道的部分保留了約85公分寬度,讓我在進出的時候很有餘裕。音響播放的音樂則是陪伴我在廚房或是餐廳的時刻,最安定的力量來源。 這個置物架是專屬於我的作品。下面的白色鋼架是在日式賣場裡找到的,在我搬到這裡以前就陪我度過了好幾年。一起來到新家後,我配合電鍋,小烤箱,白色洗菜籃的高度調整鋼架,最底下盡量保留空間,而且不放置物品,是為了在打掃時方便吸塵器與拖把可以清潔到。最上層
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《Blair專欄》 跟49樣東西說再見 ◊ 06紀念衣物
(上週聊了學生時期的紀念品代表—畢業紀念冊,這週換聊聊那個時期的紀念衣物吧!) 跟49樣東西說再見,每週和你分享一個被我丟掉的東西,說說它的故事,還有斷捨離的過程。 學生制服、系服、運動服、營隊服,你也有這些「有紀念性」、「代表過去經驗」的衣物嗎?你放在哪裡呢? 我有次整理工作進行到一半,發現客戶的先生是我大學同系學長,再後來還發現她是我高中學姊,太巧了吧! 為什麼會發現呢?因為他們的系服跟制服居然都堆在待整理的衣櫥裡,跟日常會穿的服裝放在一起。 我甚至有另一位客戶,她女兒10年前念高中的制服居然掛在她衣櫥裡面,原因是女兒說她的衣櫃爆炸了,沒地方收藏,所以借放在媽媽的衣櫃中,然後那件泛黃的制服就跟媽媽的名牌大衣掛在一起。 (雖然只是幾件衣服,但每次挑衣服或換季的時候都要把它們移來移去,還是會有點不方便吧。) 很多人在做整理分類時,會很直覺地想——這是衣服,要是要跟其他衣服放在一起。但我們整聊師是會依照物品的「功能」去分類的。被留作回憶的衣服,功能不是「穿搭」而是「紀念」,因此要歸類在回憶收藏區。 像這種有紀念性的衣服,我的建議是摺好,收進裝有除濕
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案例分享|蝸居中找到明朗新生活
今天介紹的是一個小套房的案例,客戶帶著年幼的孩子搬進一間超小坪數的套房,擔心混亂的環境代表混亂的未來,沒辦法靜下心獨自面對,所以找上我們居家整聊室。
這間套房僅四坪,雙人床又佔掉一坪,能收納的空間有限
正是因為如同蝸居般的空間,我們必須要以母親及兒子的角度打造新環境
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《Nelly專欄》 尋美日常:餐廳--創造讓自己獨處的空間
第一次來勘查這個屋齡超過40年的房子時,前屋主剛搬走尚未打掃,眼前是老舊的塑膠材質地板與暗沉的白牆。可是當我更進一步走到餐廳的位置,看見前方的這一片窗景與林木,內心很快就作出了決定。 入住後到現在將近六年的時間,我仍舊最愛坐在餐廳的大桌子旁,打開音響播放音樂,看書、使用筆電上網、寫字創作、計算家庭的開銷...,喝著為自己煮的拿鐵,偶爾來些點心,光是用想的都覺得舒心。 當時確定可以入住後,在整修房子的過程中,我老公也給了一些貼心的建議,最關鍵的就是將廚房與餐廳中間的那面實牆,請裝修師傅打掉一部分,做了白色貼皮的長檯面與外框,讓廚房與客廳的空間相通。這個檯面可以是廚房佳餚的送餐台,孩子們早餐時的吧檯,那兩張吧檯前的高椅還是特地找人訂做專屬高度,顏色配合餐桌的木頭色調。 而我在安裝冷氣的時候,跟師傅們討論過洗孔的位置與機體裝置的位置要配合好,不讓冷氣的管線破壞了窗景。決定不裝餐廳窗簾,犧牲一些些隱私換來視覺的舒適。我還自己去賣場選了磁漆(賣場人員介紹的),親自將牆底的踢腳板全室都刷白了。 餐桌上方的燈具,是我特地挑選的。聽說它有一個很可愛的名字:小鳥燈
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《Blair專欄》 跟49樣東西說再見 ◊ 05畢業紀念冊
(回憶類的東西,就是整理中的大魔王,而畢業紀念冊,根本是大魔王中的Boss之一。) 跟49樣東西說再見,每週和你分享一個被我丟掉的東西,說說它的故事,還有斷捨離的過程。 畢業紀念冊對我來說,就是長大後回憶同學、師長、學校環境,還有求學生活的紀念品。 但這種東西除了剛拿到的時候會翻得很勤以外,其他時間都是束之高閣,只有在大整理過程中摸到才會拿出來翻翻笑笑。 而我每次整理到畢業紀念冊的時候,都會想到高中某位同班同學的事蹟⋯⋯ 當年我們班在登記合購紀念冊人數時,全班只有她沒有舉手。 想當然,她招來全班同學的疑問眼光,甚至連班導都多關心了幾句,但她只是翻了個白眼說:「這個這麼貴,而且之後真的不會再看了呀。國小、國中的我都沒再拿出來看過了,我真的不想買啦。」 對於當年的我來說,這種言論非常驚悚。我好愛留東西做紀念呀!怎麼會有人不想要畢業紀念冊呢? 我甚至還偷偷想過,她是不是不在乎跟同學的回憶?她該不會是個冷漠的人吧? 很久很久以後我才知道,這位同學不是冷血,她擁有的是斷捨離的觀念呀! 不過這段故事想歸想,我想完後還是會把畢業紀念冊收回去。畢竟,青春一去不復
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案例分享|你的書桌不是你的書桌
【我想讓孩子的讀書環境可以乾淨簡單。】 習慣是改變最大的敵人。 人一旦習慣在某個環境裡,就會習慣那個環境帶來的感覺,久而久之就算是雜亂的空間也不會讓人想要整理,因為甚麼?因為習慣。 想想,在住了許多年的家裡,就算生活上因為雜物有些許不便,但還是會想著:『那就將就啊、這麼多年也是這樣過來的吧。』於是放著堆積物不動如山。 但有時候,勇於跨出改變的第一步,迎接而來的是更美好的生活。 案主一家人已經在這間房子住了二十幾年,長年累積的雜物伴隨無力感不斷增長,越亂越不知從何下手,越不整理又變得越加雜亂。 在這樣不斷惡性循環下,堆積的雜物已經嚴重壓縮到全家人的生活空間,終於在今年他們選擇跨出第一步。 其實這一步需要很大的勇氣,必須全家人都有「我們想過更好的生活」這樣積極的共識,因為整理過程勢必要費一番功夫,並且同時考驗著腦力與體力的極限。 這同時也是居家整聊室存在的原因,我們的使命就是幫助這些無力的人們度過整理最難的一關。 整聊師接到任務後,首先請他們列出最迫切需要達成的目標──
「我想讓小朋友有個可以好好坐下來寫作業、看書的書桌。」 原來家中就讀小一的妹妹
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《Nelly專欄》尋美日常:我們家書櫃的現在式
以前,我以為買了書,就可以像親子教養書本裡寫的,或是部落客照片裡呈現的:孩子們坐在沙發上與書桌前,自己安靜地、專心地沈浸在書本的想像世界裡,並且從中可以獲得創意思考,圖片欣賞,生活道理,變成一位乖巧懂事的孩子。 而我則是陪在一旁,放著優雅的音樂,研究新的食譜書,晚餐準備要大展身手讓老公小孩驚艷,並且全家和樂融融地一起用餐並討論看書的心得,多理想的生活畫面啊。 經歷兩次搬家,孩子們長大,我從書本學習斷捨離與簡單生活的精神,不斷地調整生活物品,也在這個過程中領悟,生活並非總是完美,但是我可以從中找到適合的,喜歡的,需要的方式,進而發現找到真實的自己,而不是想像中理想的自己。 透過我現在的書櫃模樣,來看看真實的我為什麼要如此吧! 現在坐落在客廳一角的書櫃,誰規定書櫃就是要擺滿書呢?重點在於,我只留下我真正喜歡的書籍,值得再閱讀的書籍。現在的我還是會買書看書,適合的留下來,不適合或是不會再拿出來看第二次的書本我會讓它離開。 這些是我目前珍藏的書籍,隨著時間推移也會隨著細微調整。 書櫃裡其他閒置的位置,我把它當作念品的展示,有幫我帶來好運的白色水晶球,我老
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《Blair專欄》 跟49樣東西說再見 ◊ 03 神像
這一牆的電視櫃,因為有神像在上面,所以多年來都沒辦法移動。(攝於2017/08) 跟49樣東西說再見,每週和你分享一個被我丟掉的東西,說說它的故事,還有斷捨離的過程。 「斷捨離」在我們家實施多年,很多陳年雜物都慢慢清走了,傢俱也逐一翻新,唯獨這面電視櫃,因為上面擺了一尊神像,所以一整牆的櫃子都不能移動,想換更大的電視也沒辦法。更可怕的是,因為櫃子都沒動,所以也沒人想主動去整理那些展示出的CD、音響、裝飾品等等。 那尊神像,我們家都稱為菩薩,是媽媽請來的,拜拜的工作也一直是媽媽在做,早晚上一次香,持續了36年,沒有間斷。 但近幾年,媽媽常常忘記自己有沒有拜過菩薩,總會罵自己記性很差。我可以理解那種忘記做到每日工作的懊惱,尤其是宗教信仰,還會有愧對神明的自責。為了減輕她的煩惱,我總是跟她說沒關係,菩薩很慈悲,祂不會在意的。 去年的某一天,我的整理魂燒起來,突然好想把完全沒在聽的CD跟音響拿去回收,也好想跟已經不心動的裝飾品說掰掰,所以我就問媽媽,可不可以先把菩薩請到旁邊,等我整理完再把祂請回去。 沒想到媽媽直接說:「那我們把菩薩請走好了。」 『咦!妳
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