辦公室整理:資訊爆炸的年代,我們該如何做文件取捨?
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《整聊師專欄》辦公室整理:資訊爆炸的年代,我們該如何做文件取捨?

更新日期:2019年7月31日



我們常說文件通通丟掉!原因是文件有生命週期性;從資料建立、流程審核、文件發行、檔案調閱、內容變更、最後檔案作廢。若想達到物品極少化,空間極大化的原則,辦公室文件管理的理想的狀態是全數電子化。

<案例分享>

船務公司的資深主管,因為公司內部人事異動,導致現有工作被打亂,辦公桌堆疊了不屬於自己的工作業務,感到相當煩亂無力。

整理五流程:

一、下架:將辦公桌以及位子附近的文件集中於會議室的「大型會議桌上」

二、分類:

  1. 重要:需要留存的文件。例如:公告(公司規範)、留存(債務)、公 司設備(說明書、保固書)

  2. 常用:工作流程相關文件、隨手可得的參考資訊。例如:報價參考(廠商)、稅則參考(不同產業別)、名片(常用聯絡資訊、客戶開發)

  3. 待辦:代辦事項、交辦業務。例如:繳費(帳單、收據)、交辦業務(會計)

三、篩選:留下最新可用的資訊,資訊的內容及品質會隨著「時間」劣化

四、配置:可依照文件的期限、使用的方式及放置的場所做考量。選定文件保管的位置

五、上架:

  1. 重要:重要文件全數進入文件夾收納好

  2. 常用:配合個案慣用腦傾向(左腦in/右腦out)(延伸閱讀:左右腦大不同!你是哪一種思考類型?),尊重個案立定的工作流程及習慣;搭配魚尾夾區分業務案件,以堆疊的方式,每一疊代表不同的流程階段,讓案件進度實體視覺化(看得見)

  3. 待辦:設立待辦事項文件盒


文件整理維持方法:

資訊進門時

  • 分析:資訊來源、屬於誰的資訊

  • 捨棄:選擇捨棄或是保管、保存

  • 分類:需要保管的資訊,主分類、次分類、關鍵字

  • 清空:決定捨棄的時期與方式

文件整理目的是在需要的時候,輕易的找到需要的資訊。然而資訊爆炸的年代,我們該如何做取捨?就必須要有目標、有系統、有方法的整理整頓,並且依照個人工作習慣在電子化與紙本間取得平衡。

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◇ 作者 ◇

林筱婉

現任居家整聊室的整聊師, 擅長空間規劃、家具配置、軟裝設計。整聊師是生活的實踐者,深信「美好的生活選項一直都在,而且人人都可以擁有。」



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